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Por medio de la CIRCULAR No. 02 de 2024 . La Oficina de Sistemas y Soporte Técnico, informa que en la aplicación de la Ley 2052 de 2020, Decreto 088 de 2022, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, y demás de la misma naturaleza en búsqueda de reducir, simplificar, racionalizar y sistematizar trámites con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de la comunidad universitaria. Se describen los trámites que serán optimizados: Servicio del Correo Institucional o Corporativo y Gestión de Usuarios
• Estudiantes nuevos
1. La oficina de Registro y Control Académico de acuerdo con el calendario académico envía al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. la relación oficial de los estudiantes nuevos por programa académico para que la oficina de Sistemas y Soporte Técnico cree las cuentas del correo institucional y la asociación a la plataforma Academusoft en los datos personales.
2. La Oficina de Sistemas y Soporte Técnico envía la lista de los estudiantes nuevos con su respectivo correo institucional a los programas académicos a través de correo electrónico institucional para que estos sean entregados a los estudiantes.
3. Solo para casos especiales, el mismo estudiante envía la solicitud de creación de correo institucional al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Estudiantes antiguos
1. Los programas académicos envían a la oficina de Sistemas y Soporte Técnico a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , el listado de los estudiantes antiguos que no tengan correo institucional para que esta oficina los cree y lo asocien a la plataforma Academusoft en los datos personales
2. La Oficina de Sistemas y Soporte Técnico envía la lista de los estudiantes antiguos con su respectivo correo institucional a los programas académicos a través de correo electrónico institucional para que estos sean entregados a los estudiantes.
3. Solo para casos especiales, el mismo estudiante envía la solicitud de creación de correo institucional al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 
 
NOTA.  Se busca que este trámite sea transparente para el estudiante (nuevo y  antiguo) y que ellos tengan una relación más fluida con su programa académico para que este sea un gestionar, asesor y orientador de sus necesidades evitando  desgastes en los procedimientos .
 
• Docentes Nuevos (que no tengan correo institucional de estudiantes ni de administrativo)
1. La oficina de Talento Humano y Servicios Administrativos de acuerdo con el calendario académico envía al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. la relación oficial de los docentes nuevos que están en la plataforma Gestasoft con su respectivo cargo y el correo electrónico personal por programa académico para que la oficina de Sistemas y Soporte Técnico cree las cuentas del correo institucional, la asocie a la plataforma Academusoft en los datos personales y envíe los datos de acceso (el email institucional, los datos de la plataforma Academusoft, SIAC y RyC si aplica) al correo personal de los docentes.
2. Solo para casos especiales, el mismo docente envía la solicitud de creación de correo institucional al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Docentes Antiguos
1. Los programas académicos envían a la oficina de Sistemas y Soporte Técnico a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , el listado de los docentes antiguos que no tengan correo institucional para que esta oficina los cree y lo asocien a la plataforma Academusoft en los datos personales. Si los docentes están cargados en la plataforma Gestasoft con su respectivo rol y no tienen Contraseña en la Plataforma Academusoft, se les envía el usuario y el enlace para restablecer la contraseña.
2. Solo para casos especiales, el mismo docente envía la solicitud de creación de correo institucional al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Administrativos Nuevos (que no tengan correo institucional de estudiantes, ni de docentes)
1. La oficina de Talento Humano y Servicios Administrativos y/o la Oficina de Contratación de acuerdo con el tipo de vinculación, envían al correo institucional Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , la relación oficial de los administrativos nuevos con su respectivo cargo y el email personal por para que la oficina de Sistemas y Soporte Técnico cree las cuentas del correo institucional, la asocie a la plataforma Gestasoft en los datos personales y envíe los datos de acceso (el email institucional, SIAC sí aplica, RyC sí aplica) al correo personal de los administrativos.
2. Solo para casos especiales, el jefe superior inmediato envía la solicitud desde su correo institucional para la creación de correo al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Antiguos Administrativos
1. Los jefes superiores envían inmediatamente a la oficina de Sistemas y Soporte Técnico a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , el listado de los administrativos antiguos que no tengan correo institucional para que esta oficina los cree y lo asocien a la Plataforma Gestasoft en los datos personales. Si los administrativos están cargados en la plataforma Gestasoft con su respectivo rol y no tienen Contraseña en la Plataforma, se les envía el usuario y el enlace para restablecer la contraseña.
 
NOTA Se busca que este trámite sea transparente para el personal docente y administrativo (nuevos y antiguos), donde tengan todos los accesos posibles de acuerdo con sus vinculaciones, cargos y funciones asignadas incluyendo los videos tutoriales para el proceso de inducción y reinducción en el uso y manejo de los sistemas de información evitando el desgaste en los procedimientos.
 
Es importante que, en cualquier trámite, los estudiantes, docentes y administrativos, tengan un correo personal válido para usarlo como medio de notificación adicional.


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